II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM SPECIALISTUI

4. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

4.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;

4.2. turėti ne mažesnę kaip 2 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;

4.3. būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais dokumentų rengimą, tvarkymą ir valdymą, kompiuterizuotų dokumentų valdymo sistemų administravimą, asmenų aptarnavimą bei gebėti juos taikyti praktiškai;

4.4. gerai mokėti lietuvių kalbą;

4.5. mokėti dirbti kompiuteriu Microsoft Office (Word, Excel, Microsoft Teams, PowerPoint) biuro programų paketu, dokumentų valdymo sistema, gebėti naudotis techninėmis ir programinėmis priemonėmis vykdant darbuotojo funkcijas nuotoliniu būdu;

4.6. gebėti planuoti veiklą, sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;

4.7. mokėti kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas ir rekomendacijas;

4.8. mokėti užsienio (anglų) kalbą B1 lygiu.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO SPECIALISTO FUNKCIJOS

5. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

5.1. administruoja Lietuvos akreditacijos ir standartizacijos agentūros (toliau – Agentūra) dokumentus, Nacionalinės elektroninių siuntų pristatymo sistemos dėžutę, dokumentų valdymo sistemą, oficialųjį Agentūros elektroninį paštą;

5.2. apdoroja su dokumentų valdymu susijusią informaciją: registruoja gaunamus ir siunčiamus  raštus, kitus dokumentus, sutartis pagal patvirtintą dokumentacijos planą;

5.3. sistemina gaunamus dokumentus; atlieka pavedimų vykdymo stebėseną;

5.4. užtikrina informacijos, duomenų ir dokumentų, kuriais disponuoja ir (ar) yra darbo vietoje, saugumą;

5.5. konsultuoja Agentūros darbuotojus Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos (toliau – DBSIS) naudojimo ir kitais priskirtos srities klausimais, pagal kompetenciją šalina DBSIS atsiradusias klaidas, kontroliuoja šablonų, registrų, bylų ir prieigos teisių, valdymą;

5.6. rengia savo srities ataskaitas ir teikia pasiūlymus Skyriaus vedėjui su dokumentų valdymu susijusiais klausimais;

5.7. pagal savo kompetenciją rengia ar dalyvauja rengiant teisės aktų projektus ir kitus susijusius dokumentus dėl dokumentų valdymo veiklų vykdymo;

5.8. organizuoja svečių, delegacijų, partnerių priėmimą, aptarnavimą: derina susitikimų, posėdžių, pasitarimų laiką, informuoja suinteresuotasis šalis apie Agentūroje rengiamų susitikimų, posėdžių, pasitarimų laiką, vykdo registraciją;

5.9. derina ir rengia Agentūros direktoriaus ir departamentų direktorių (toliau – vadovybės) darbotvarkes, pagal jas planuoja ir vykdo reikalingus atlikti darbus ir pavedimus, padeda vadovybei pasirengti planuojamiems susirinkimams, susitikimams, vizitams.

5.10. rūpinasi Agentūros priimamojo, posėdžių salės tvarka ir proginiais sveikinimais;

5.11. užtikrina etišką ir mandagų interesantų priėmimą, asmenų aptarnavimą, jų prašymų, skundų ir pranešimų nagrinėjimą ir jų aptarnavimą Agentūroje taikant „vieno langelio“ principą;

5.12. teikia į Agentūrą besikreipiantiems asmenims bendrąją informaciją apie Agentūrą ir jos veiklą;

5.13. Agentūros vadovybės pavedimu kviečia į posėdžius, pasitarimus, juos protokoluoja, protokolus įformina;

5.14. apdoroja su administracinių paslaugų teikimu susijusią informaciją;

5.15. organizuoja Agentūros darbuotojų tarnybinių komandiruočių kelionių į užsienio valstybes ir apgyvendinimo jose paslaugų pirkimą;

5.16. tvirtina Agentūros parengtų ir oficialiai gautų dokumentų kopijų, išrašų ir nuorašų tikrumą;

5.17. rengia Agentūros dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą;

5.18. sudaro ir tvarko Agentūros dokumentacijos plane nurodytas bylas;

5.19. rūpinasi Agentūros archyvinių dokumentų tvarkymu ir saugojimu;

5.20. ruošia ir perduoda Agentūros dokumentus valstybės archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;

5.21. atlieka dokumentų vertės ekspertizę, organizuoja elektroninių dokumentų perdavimą valstybės archyvui;

5.22. talpina informaciją Agentūros interneto svetainėje;

5.23. administruoja Agentūros paskyras socialiniuose tinkluose Linkedin ir Facebook;

5.24. tvarko Agentūros paskyrą Lietuvos atvirų duomenų portale;

5.25. vykdo ir kitus su Agentūros ar Skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio įstaigos vadovo ir Skyriaus vedėjo pavedimus tam, kad būtų pasiekti įstaigos strateginiai tikslai.